Konferencja to wydarzenie, które organizowane jest co jakiś czas w niemal każdej branży. Właśnie dlatego wiele osób interesuje się tym, jak ją zorganizować i jaki powinien być jej idealny przebieg. Podpowiadamy, czym właściwie jest konferencja i jak zaaranżować jej przebieg, aby odbyła się gładko i bez żadnych problemów.
Konferencja – jak ją zdefiniować?
Konferencja słownikowo definiowana jest jako spotkanie przedstawicieli danej organizacji lub instytucji, które ma na celu omówienie określonych zagadnień. Jest to więc zorganizowane w konkretnym miejscu i czasie spotkanie, w którym grupa osób ma szansę wymienić swoje poglądy, przemyślenia lub uwagi dotyczące danej dziedziny.
Możemy wyróżnić wiele rodzajów konferencji, różniących się od siebie ze względu na przedmiot, między innymi:
- konferencję naukową,
- konferencję prasową,
- konferencję biznesową,
- konferencję online,
- konferencję polityczną.
Konferencja a szkolenie – różnice
Konferencja to wydarzenie, które może odbywać się w różnych miejscach i zrzeszać bardzo różną liczbę gości. Warto jednak wiedzieć, że nie każde spotkanie dotyczące konkretnego zagadnienia jest konferencją. Wiele osób wciąż myli to wydarzenie ze szkoleniem, warto więc zaznaczyć różnice pomiędzy tymi dwoma wydarzeniami.
Szkolenia to zazwyczaj zorganizowane spotkania przeznaczone dla określonej grupy osób, które mają za zadanie uzupełnić wiedzę, wykształcenie oraz poszerzyć kompetencje uczestników.
Organizacja konferencji – miejsce i scenariusz
Organizacja konferencji to zawsze bardzo duży stres oraz masa obowiązków, które mogą wydawać się przytłaczające, szczególnie dla osób, które zajmują się tym po raz pierwszy.
Jedną z najważniejszych kwestii, o których musimy pamiętać, a które z pewnością ułatwią nam pracę przy organizowaniu konferencji, jest stworzenie pełnego scenariusza, który pozwoli nam nie tylko na dokładne zaplanowanie całego wydarzenia, ale także na organizację współpracy z podwykonawcami oraz posiadanie kompletnej kontroli nad budżetem.
Pełen kosztorys również powinien być zawarty w scenariuszu. Takie rozwiązanie pomoże nam w wygospodarowaniu dodatkowych środków na mniej istotne elementy konferencji, takie jak zaproszenia czy przekąski. Mając przed sobą pełen budżet, będziemy w razie czego wiedzieli, z jakich kwestii możemy zrezygnować kosztem bardziej istotnych elementów spotkania.
Niezwykle istotna jest także kwestia miejsca, w którym nasza konferencja się odbędzie. To właśnie wybór lokalizacji będzie generował niemal wszystkie inne decyzje organizacyjne, dlatego powinien być bardzo dobrze przemyślany. Miejsce odbywania się konferencji powinno być dopasowane nie tylko do ilości gości, ale także do charakteru całego wydarzenia. Konferencja dotycząca najnowocześniejszych rozwiązań w sektorze IT raczej nie powinna odbywać się w drewnianym dworku myśliwskim w Białowieży.
Organizacja konferencji – liczą się szczegóły
Zaplanowanie scenariusza, budżetu i wybranie miejsca na konferencję to absolutne podstawy, które pomogą nam dobrze zorganizować wydarzenie. Warto jednak pamiętać o kilku szczegółach, które mogą w dużym stopniu wpłynąć na odbiór konferencji.
Niezależnie od wielkości wydarzenia starajmy się drobiazgowo analizować i sprawdzać wszystkie dokumenty, zaproszenia oraz umowy. Dajmy sobie także trochę czasu na przemyślenie wszystkich potencjalnych scenariuszy, tak aby, w razie potrzeby, uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek.
W czasie wydarzenia zachowajmy spokój i na bieżąco kontrolujemy wszystkie aspekty konferencji. Zadbajmy także o informację zwrotną, czyli ocenę gości. Powinna ona dotykać nie tylko warunków w miejscu odbywania się wydarzenia, ale także odnosić się do merytorycznej wartości konferencji. Dzięki temu będziemy mieli szansę wyeliminować w przyszłości wszystkie słabe elementy i sprawić, że nasze konferencje będą cieszyły się dużą popularnością.
Artykuł powstał przy współpracy z portalem http://www.mambiznes.com.pl/.
Artykuł napisała:
Magdalena Polena – copywriterka,
dziennikarka, freelancerka.
Na co dzień kolekcjonuje niepotrzebne fakty
i wychowuje dwa koty.
Źródło:
Podstawą w organizacji konferencji jest odpowiednie jej zaplanowanie i określenie jej celu. Bez tego ani rusz.