Elektroniczny obieg dokumentów.
Firma

Obieg dokumentów elektroniczny czy standardowy – co wybrać?

Trudno wyobrazić sobie firmę, w której nie powstają żadne dokumenty. Taka firma po prostu nie mogłaby istnieć. Dokumenty, które powstają w toku działania firmy krążą po różnych jej działach. Obieg dokumentów może mieć charakter tradycyjny, może to być również elektroniczny obieg dokumentów.

Dlaczego tradycyjny obieg dokumentów stosowany jest coraz rzadziej?

Tradycyjny obieg dokumentów powoli odchodzi do lamusa. Dzisiaj stosuje go coraz mniej firm. Tradycyjny obieg dokumentów ma wiele wad. Przede wszystkim firma, która go stosuje musi zainwestować – i to często niemałe pieniądze – w zakup odpowiednich szaf, w których przechowywane będą dokumenty. W niektórych przypadkach muszą to być szafy z odpowiednimi zabezpieczeniami. Niezbędne są też różnego rodzaju teczki oraz segregatory, w których można porządkować i gromadzić dokumenty, jakie powstają w toku działania firmy. Wszystko to generuje koszty, które dzisiaj każda firma chce maksymalnie obniżać. Tradycyjny obieg dokumentów dość mocno absorbuje również pracowników. Porządkowanie dokumentów według określonego klucza to żmudny proces, który na wiele godzin może wykluczyć pracownika z innych zajęć. W efekcie znacznie spada wydajność firmy.

Dlaczego elektroniczny obieg dokumentów to dobry wybór?

Rozwiązaniem stosowanym przez coraz więcej firm – bez względu na profil działalności – jest elektroniczny obieg dokumentów. Jest to rozwiązanie, które pozwala skutecznie wyeliminować z firmy konieczność gromadzenia papierowej dokumentacji. Dzięki temu można zaoszczędzić nie tylko pieniądze, ale również miejsce. Elektroniczny obieg dokumentów nie wymaga zakupu szaf, teczek, segregatorów. Co więcej, nie absorbuje on pracowników tak mocno, jak ten tradycyjny. Pracownicy nie muszą już poświęcać wielu godzin na uporządkowanie dokumentów zgodnie z przyjętym w firmie kluczem. Czas, który dzięki temu zaoszczędzają mogą przeznaczyć na realizację zupełnie innych zadań. Elektroniczny obieg dokumentów jest niezwykle wygodny. Pracownik, któremu potrzebne są konkretne dokumenty – na przykład faktury wystawione w konkretnym przedziale czasowym – musi wykonać zaledwie kilka kliknięć, aby znaleźć to, z czego musi skorzystać. Oszczędność czasu jest więc ogromna.

 

Obiegu dokumentów w firmie nie da się uniknąć. Na szczęście dzisiaj można postawić na rozwiązania, które znacznie go usprawniają. Elektroniczny obieg dokumentów bez wątpienia się do nich zalicza.

 

You may also like...

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczyć spam. Dowiedz się więcej jak przetwarzane są dane komentarzy.